Quem atua no comércio de mercadorias já ouviu falar do ICMS-ST e da complexidade que envolve a apuração e recuperação de créditos desse regime. A cada ano, as regras mudam um pouco, principalmente com a digitalização crescente dos controles fiscais. Em 2025, as empresas que querem recuperar créditos de ICMS-ST precisam estar atentas aos detalhes, já que pequenas falhas processuais podem inviabilizar todo o pedido.
Ao longo deste artigo, você vai entender como funciona a recuperação dos créditos, quais documentos são exigidos e de que forma a MCO Contábil pode ajudar a navegar pelas regras deste cenário tão minucioso. E, eventualmente, pode até ser que você pense: “será que vale a pena correr atrás desse valor?” Spoiler: para muitos negócios, vale sim!
O que é o ICMS-ST na prática
O ICMS-ST (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – Substituição Tributária) é quando a responsabilidade de recolher o imposto é transferida da empresa que vende para quem compra ou, mais comum, para uma das pontas da cadeia. Assim, há o pagamento antecipado de ICMS em operações com produtos sujeitos à substituição tributária. Isso deveria simplificar, mas sabemos, complica.
Quando surge o direito ao crédito de ICMS-ST
O direito ao crédito aparece quando acontece o que chamamos de “fato gerador presumido não realizado” ou quando há diferença entre a base de cálculo presumida (usada para recolher o imposto antecipadamente) e o efetivo valor da operação posterior. Situações comuns:
- Mercadorias que foram adquiridas com ICMS-ST são revendidas a preço inferior ao presumido.
- Produtos são exportados, retornando direito ao crédito do ICMS-ST já recolhido.
- Mercadorias sob ST são devolvidas ao fornecedor.
- Bens ficam perdidos, roubados ou deteriorados antes da venda.
Parece simples, mas até aqui já dá para imaginar que cada situação exige documentação própria, certo?
Etapas práticas para recuperar créditos de ICMS-ST em 2025
No próximo ano, a Receita e as Secretarias Estaduais estão mais exigentes quanto à formalização dos pedidos. Veja o passo a passo:
- Conferência dos documentos fiscais:
- NFS-e, NF-e ou NFC-e envolvidas na aquisição, devolução ou exportação.
- Notas de remessa para exportação/retorno e laudos, se houver perda, roubo ou deterioração.
- Controle dos registros eletrônicos:
- SCR (Sistema de Controle de Recebimento), SPED Fiscal (EFD) e relatórios internos das operações.
- Apuração do valor a ser recuperado:
- Levantar as diferenças entre a base de cálculo presumida e realizada.
- Calcular o ICMS-ST recolhido a maior em cada situação.
- Formalização do pedido junto à SEFAZ:
- Preencher o formulário eletrônico próprio (varia conforme o estado).
- Anexar todos os comprovantes e documentação exigida.
- Acompanhamento do processo:
- Gerar registro oficial no SEI ou outro sistema estadual.
- Monitorar prazos de resposta e possíveis exigências.
Revisar tudo é melhor do que correr o risco de perder o crédito.
Principais novidades e desafios em 2025
Os estados estão testando novos sistemas para automatizar parte do processo, mas é importante, ainda assim, cuidar de cada detalhe. Em setembro, o governo mineiro autorizou a liberação de R$ 100 milhões em créditos acumulados de ICMS para exportadores. Isso mostra que gestor atento e organizado é mais rapidamente atendido, principalmente em tempos de grandes liberações.
- Envio dos pedidos será 100% digital na maioria dos estados.
- Maior exigência em relação à comprovação da seleção dos lançamentos no SPED.
- Alguns estados passam a analisar tudo a partir dos dados do SPED Fiscal, cruzando informações em segundos.
- Erro na escrituração pode inviabilizar o pedido (se a devolução não lançou corretamente, por exemplo).
Documentos que ajudam, documentos que travam
Cada estado pode pedir algo a mais, mas, em geral:
- Notas fiscais de entrada e saída (com destaque do ICMS-ST).
- Comprovante do recolhimento do ICMS-ST (DANFE, GNRE, DARF, dossiê bancário).
- Laudos, boletins de ocorrência, comprovantes de exportação, quando for o caso.
- Relatórios do SPED EFD, detalhando créditos e débitos de ICMS-ST por item/produto.
- Planilhas analíticas e memórias de cálculo.
O ideal é ter tudo organizado em pastas digitais, já que o trabalho de juntar tudo pode travar o processo. Aqui, a MCO Contábil observa: empresas com gestão documental digital conseguem responder exigências em minutos, enquanto outras, com arquivos desconexos, chegam a perder prazos.
Casos de destaque e aprendizagem prática
Foi registrado, por exemplo, no balanço da AGU, que o Brasil teve enorme recuperação de valores nos últimos anos devido à formalização de processos e investimento em tecnologia. Não é exagero pensar que cada centavo recuperado se torna oportunidade para reinvestir no próprio negócio.
Claro, é provável que nem todas as empresas enfrentem situações complexas. Às vezes, o pedido é por devolução de mercadoria. Outras vezes, o valor é vultoso por exportações de grande porte, como aconteceu recentemente em Minas Gerais, quando o governo liberou créditos significativos para exportadores. Você pode consultar as informações completas sobre essas liberações diretamente nas notícias oficiais do governo de Minas Gerais.
Planejamento tributário faz diferença
Seja para prevenir perdas ou agir rápido quando há direito ao crédito, o planejamento tributário é sempre um ponto forte. Uma análise minuciosa no início do ano já antecipa a documentação do ICMS-ST e deixa tudo preparado para um pedido ágil, quando necessário. Aqui na MCO Contábil, atendemos desde empresas que buscam pequenos valores até operações complexas, com organização fiscal robusta.
Como a MCO Contábil pode ajudar
- Mapeamento detalhado da situação fiscal.
- Auditoria dos documentos fiscais e digitais.
- Preparação e protocolo da documentação correta.
- Acompanhamento do processo junto à SEFAZ.
Agir antes diminui riscos e aumenta as chances de recuperar cada centavo.
Se puder te dar só um conselho, talvez seja este: organize tudo agora e revise os lançamentos. Cada erro pode custar muito.
Desafios comuns e como evitar
Apesar dos avanços digitais, a rotina ainda traz armadilhas. Erros de preenchimento, ausência de laudos na devolução de mercadorias e perda de prazo estão entre as principais queixas.
- Cuidado com prazos, que variam conforme o estado.
- Cheque a documentação antes de enviar, retrabalho consome tempo e paciência.
- Mantenha pastas digitais e relatórios analíticos prontos.
Alguns municípios já divulgam projeções e históricos de repasses de ICMS para auxiliar no planejamento, o que traz mais transparência para as empresas e a sociedade.
Conclusão
No cenário de 2025, recuperar créditos de ICMS-ST é totalmente possível para quem segue as regras e mantém boa organização documental. A digitalização deve agilizar a análise, mas é a preparação prévia que faz a diferença. Quem planeja e executa bem, retoma valores que podem ser o combustível do crescimento empresarial.
Se você deseja recuperar créditos, organizar sua contabilidade e ter segurança fiscal, conheça a MCO Contábil. Nossa equipe ajuda empresas de todos os portes a navegar pelas obrigações e oportunidades tributárias com muito mais clareza. Entre em contato, tire suas dúvidas e descubra como a recuperação de créditos pode ser simples com um bom parceiro ao lado.
Perguntas frequentes
O que é ICMS-ST?
O ICMS-ST (Substituição Tributária do ICMS) é um regime em que a responsabilidade pelo pagamento do imposto é antecipada por um contribuinte da cadeia, normalmente o fabricante ou importador. Isso busca simplificar a cobrança do ICMS nas operações seguintes, mas exige atenção redobrada no controle fiscal da empresa.
Como recuperar créditos de ICMS-ST?
O processo de recuperação envolve identificar as situações que geram direito ao crédito (como devolução, venda por preço menor ou exportação), reunir toda a documentação exigida, preencher os formulários de solicitação no portal da SEFAZ do seu estado, anexar os comprovantes e acompanhar o processo até a restituição ou autorização de uso do crédito acumulado.
Quem tem direito a recuperar ICMS-ST?
Empresas que compraram mercadorias com ICMS-ST podem ter direito à restituição em casos como devolução total ou parcial dos produtos, venda por preço inferior ao presumido, exportação das mercadorias ou perda dos bens por causas fortuitas. Cada situação deve ser detalhadamente apurada e comprovada.
Quais documentos são necessários para recuperar?
Normalmente são exigidos: notas fiscais de aquisição e devolução, comprovantes do recolhimento do ICMS-ST, documentos de exportação, relatórios do SPED Fiscal, planilhas de controle e, se aplicável, laudos e boletins de ocorrência. Recomenda-se manter todos esses arquivos organizados digitalmente.
Quanto tempo demora a recuperação do crédito?
O prazo varia de acordo com o estado e a complexidade do pedido, mas com a digitalização, a tendência para 2025 é que a análise seja feita em alguns meses. Pedidos mais simples, com documentação completa e correta, costumam ser liberados mais rapidamente. Sempre é possível acompanhar o andamento nos portais oficiais.
