A escolha do regime tributário é um dos momentos mais decisivos na vida de qualquer micro ou pequena empresa. Entre as opções existentes, o Simples Nacional desponta como preferência para muitos empresários brasileiros, principalmente pela promessa de menos burocracia, pagamento simplificado de impostos e possível economia tributária.
Mas será que ser optante simples nacional é, de fato, tão simples? Neste artigo, você vai descobrir em detalhes o que significa optar por esse regime, entender as principais vantagens e armadilhas, conhecer requisitos e os limites legais, tirar dúvidas sobre obrigações financeiras e práticas, além de aprender a consultar o enquadramento da sua empresa de maneira segura.
Escolher o regime de tributação certo pode ser a diferença entre crescer e estagnar.
Se você quer saber como fazer o Simples funcionar a favor do seu negócio e garantir a regularidade fiscal, continue lendo. Em alguns momentos, MCO Contábil também vai te ajudar a enxergar situações práticas e trazer o olhar de quem vive a contabilidade todos os dias.
O que é ser optante pelo Simples Nacional
O Simples Nacional, criado pela Lei Complementar 123/2006, é um regime tributário simplificado compartilhado pelos entes federativos que visa facilitar a vida fiscal de microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Seu grande diferencial está na unificação de oito tributos federais, estaduais e municipais numa única guia: o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Em outras palavras, ao se tornar optante simples nacional, a empresa centraliza o pagamento de tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, INSS Patronal, ICMS e ISS, tudo num só documento. Isso promete redução de tempo e uma rotina contábil bem mais simples.
- Microempresas (ME): faturamento bruto anual de até R$ 360.000,00
- Empresas de Pequeno Porte (EPP): faturamento bruto anual superior a R$ 360.000,00 e até R$ 4.800.000,00
Mais do que só faturamento, é claro, a escolha pressupõe atenção às atividades permitidas, obrigações fiscais e regularidade da empresa. O objetivo, a princípio, é fomentar o empreendedorismo no Brasil com menos burocracia e custos.
Vantagens e desvantagens do Simples Nacional
Nenhuma decisão é totalmente preta ou branca. Ao optar pelo Simples, vale pesar benefícios e limitações na balança, considerando o que faz sentido para o seu modelo de negócio e ambições de crescimento.
Principais vantagens
Estudos mostram vantagens do Simples Nacional para pequenas e microempresas em aspectos que vão além da redução tributária:
- Pagamento unificado: Ao recolher todos os principais tributos numa só guia mensal (o DAS), a gestão se torna mais simples e menos suscetível a esquecimentos ou erros.
- Simplificação de obrigações acessórias: Menos declarações fiscais, menos papelada e menos tarefas repetitivas no dia a dia da empresa.
- Redução da carga tributária: Dependendo da atividade, a alíquota pode ser menor do que nos regimes Lucro Presumido ou Real, podendo chegar a uma redução de até 40% em alguns casos.
- Prioridade em licitações: Micro e pequenas empresas no Simples são favorecidas em processos licitatórios públicos.
- Facilidade de regularização: Todo o processo de adesão, manutenção e saída é feito de forma digital e transparente, com ferramentas no portal da Receita Federal.
- Possibilidade de isenções: Algumas obrigações, como a entrega de declarações específicas, podem ser dispensadas.
Tempo economizado na burocracia é tempo investido no crescimento.
Desvantagens comuns
Por mais sedutor que o Simples seja, é justo mencionar suas limitações, detalhadas em diversos estudos como as limitações para optantes:
- Limite de faturamento: Empresas que crescem rápido ou ultrapassam o teto de R$ 4,8 milhões ao ano não podem mais se manter no Simples. Isso pode exigir reestruturação tributária inesperada.
- Alíquotas progressivas: O imposto aumenta à medida que o faturamento da empresa cresce, pressionando a margem de lucro.
- Cálculo sobre o faturamento bruto: Despesas e custos operacionais não podem ser deduzidos do cálculo, o que pode ser pouco vantajoso para negócios de margens mais apertadas.
- Exclusão de algumas atividades: Certas áreas de atuação, como bancos, corretoras e algumas consultorias, não podem aderir ao regime.
- Limite de exportações: Empresas de pequeno porte que exportam têm limite fixado em R$ 3,6 mi, segundo guia completo do Simples.
- Possibilidade de carga tributária maior: Dependendo da faixa de faturamento e atividades, pode ocorrer o chamado “efeito alíquota”, onde o valor pago no Simples supera regimes alternativos.
Sendo assim, optar pelo Simples exige olhar atento para a evolução do negócio, com revisões frequentes e apoio contábil de confiança, como faz a equipe da MCO Contábil ao analisar cada caso individualmente.
Requisitos para aderir ao Simples Nacional
Nem toda empresa pode, de fato, ingressar ou se manter no Simples Nacional. Há regras rigorosas para garantir que apenas micro e pequenos empreendedores se beneficiem do regime.
Condições básicas
De acordo com a legislação vigente, é necessário:
- Ser microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP)
- Ter faturamento anual de até R$ 4,8 milhões
- Não possuir débitos tributários com União, Estados, Distrito Federal ou Municípios
- Não exercer atividade vedada pelo anexo VI da LC 123/2006
- Estar correto com a inscrição fiscal estadual/municipal, quando exigidas
- Não ter sócio pessoa jurídica residente no exterior
- Ser empresa sediada no Brasil (filiais estrangeiras não podem aderir)
- Não ter entre os sócios servidores públicos de determinadas esferas, em caso de sociedade limitada
Regularidade fiscal é pré-requisito para permanecer no Simples.
Limite de faturamento
O teto anual de faturamento é R$ 4,8 milhões para Empresa de Pequeno Porte. Para microempresas, o limite é de R$ 360 mil. O cálculo considera o somatório de todas as receitas da empresa, não importa se de vendas, serviços ou outro tipo de entrada.
Caso esse limite seja superado, a empresa é obrigada a sair do Simples já no mês subsequente, com novas obrigações e guias para pagar. Por isso, acompanhar mensalmente o faturamento é fundamental para evitar surpresas desagradáveis.
Atividades permitidas e vedadas
Nem todos os segmentos são aceitos. A lista de atividades impedidas inclui:
- Instituições financeiras
- Seguradoras
- Sociedades de crédito e arrendamento
- Consultorias em algumas áreas estratégicas (como administração ou economia)
- Produção e venda de cigarros, bebidas alcoólicas e armas
- Empresas com sócio que participe de outra pessoa jurídica com faturamento acima do limite permitido
Já setores de comércio, pequenas indústrias e boa parte dos serviços de prestação técnica estão aptos a optar, como clínicas médicas, salões de beleza, oficinas mecânicas, escritórios de arquitetura e tantos outros. O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é determinante neste ponto, por isso sempre confira com o contador.
Passo a passo para consultar situação do Simples Nacional
Saber se a empresa realmente está enquadrada no Simples não é difícil, mas é preciso acessar o portal oficial do Simples Nacional para garantir a informação mais confiável. Veja como fazer isso usando o CNPJ.
- Acesse o Portal do Simples Nacional:Entre no site oficial do Simples Nacional.
- Clique em “Consulta Optantes”:No menu principal, procure por “Consulta Optantes”.
- Informe o CNPJ:Digite o número completo do CNPJ da sua empresa e siga para consultar.
- Veja o resultado:O sistema informará se sua empresa está ativa, inativa ou foi desenquadrada do regime. Também mostra datas de entrada e, se for o caso, motivos para exclusão.
Quer um cuidado extra? Consulte com frequência, principalmente se sua empresa estiver perto do limite de faturamento ou se houver mudanças societárias.
Informação oficial evita erros e problemas futuros.
Diferenças entre ser ou não ser optante simples
Um passo comum de empresas que iniciam faturando pouco é começar no Simples e depois migrar para outros regimes. Mas, você sabe o que muda – na prática – entre manter e não manter esse enquadramento?
Diferenças fiscais
- Tributação unificada: No Simples, oito impostos (federais, estaduais e municipais) são recolhidos juntos, enquanto em outros regimes há pagamento separado de cada tributo.
- Alíquota sobre o faturamento bruto: O Simples calcula o imposto sobre o faturamento total, sem dedução de despesas. Outros regimes, como o Lucro Real, permitem descontar despesas para apuração do imposto.
- Progressividade das alíquotas: No Simples, a alíquota sobe conforme aumenta o faturamento. Nos outros regimes, a tabela é fixa pelo tipo de empresa e atividade.
- Possibilidade de crédito tributário restrita: Empresas no Simples, via de regra, não geram créditos de PIS/COFINS para clientes, o que pode ser limitador ao negociar com grandes empresas.
Diferenças administrativas
- Obrigações acessórias simplificadas: O número de declarações, livros fiscais e obrigações contábeis é substancialmente menor para o Simples.
- Custos contábeis e internos: A empresa gasta menos tempo e recursos para cumprir exigências legais no Simples.
- Exigência de regularidade: Não pode haver pendências com nenhum órgão governamental.
Se para empresas pequenas essas vantagens são evidentes, para negócios que crescem rápido, há um ponto de atenção: o risco de migração forçada para outro regime, onde obrigações e tributação aumentam, exige planejamento antecipado.
Atenção à regularidade e migração de regime
Ser optante simples não é uma decisão definitiva. Empresas podem ser desenquadradas de ofício pela Receita Federal, migrarem voluntariamente para outros regimes, ou serem obrigadas a sair ao exceder limites.
Migração: como e quando?
A janela para solicitação de opção pelo Simples Nacional é normalmente em janeiro de cada ano – entre o primeiro e o último dia útil do mês. Empresas que acabaram de ser constituídas podem solicitar em até 30 dias da abertura do CNPJ (desde que não tenham completado 180 dias do início da atividade).
Se perder o prazo, a empresa só poderá aderir no próximo ano-calendário, obrigando-a a seguir outro regime, pelo menos temporariamente.
Desenquadramento: principais causas
- Ultrapassar o limite de faturamento permitido
- Passar a exercer atividade vedada, seja por alteração de CNAE ou adição de novo serviço/comércio
- Ter débito fiscal sem parcelamento ou regularização
- Alterações societárias que mudam a natureza jurídica para algo incompatível com o regime
- Decisão judicial ou administrativa
Como evitar desenquadramento?
- Monitorar mensalmente o faturamento, especialmente quando houver crescimento acelerado ou contratos pontuais grandes
- Atualizar sempre o CNAE da empresa conforme as atividades efetivamente exercidas
- Regularizar débitos e parcelar exigências fiscais assim que identificadas pendências
- Contar com acompanhamento contábil especializado, como o realizado periodicamente pela MCO Contábil
Obrigações fiscais para quem opta pelo Simples
No início parece simples, e realmente é. No entanto, mesmo para optante simples, há obrigações que não podem ser ignoradas.
- Recolher o DAS mensalmente até o dia 20 do mês seguinte ao faturamento
- Entregar a declaração anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI para MEI, ou DEFIS para ME/EPP)
- Manter livros caixa e contábil quando exigidos
- Registrar funcionários seguindo as normas de folha de pagamento (com eSocial, GFIP, RAIS, etc.)
- Emitir notas fiscais de todos os serviços ou vendas, mesmo para consumidor final
- Armazenar documentação fiscal e contábil pelo prazo de 5 anos
Parece óbvio, mas boa parte dos problemas de desenquadramento e penalidades vem de falhas nessas pequenas rotinas.
Folha de pagamento para empresas no Simples
A simplificação do Simples não isenta empresas da responsabilidade trabalhista. O recolhimento de INSS (previdência do empregado), FGTS, férias, 13º salário e todos os direitos trabalhistas permanece obrigatório.
Há, porém, uma diferença: dependendo do anexo em que a empresa está enquadrada, pode haver redução ou isenção do INSS patronal (parte da empresa), especialmente para comércio e algumas atividades de serviço.
Além disso, as informações trabalhistas e previdenciárias atualmente são prestadas via eSocial, sistema digital que centraliza obrigações e reduz riscos de erro.
- Conferir sempre as atualizações do eSocial pois multas podem ser aplicadas por atraso ou erros
- Registros de funcionários (admissão, demissão, férias, afastamentos, etc.) devem ser feitos sempre dentro do prazo
- Comprovar pagamento de encargos trabalhistas, impostos e tributos relacionados
A experiência da MCO Contábil mostra que falhas na folha de pagamento são umas das principais causas de autuações e problemas trabalhistas para pequenas empresas.
Tributação unificada: interpretação prática para pequenas empresas
O grande apelo do Simples Nacional é a famosa unificação dos tributos em uma única guia. Isso, à primeira vista, reduz drasticamente a chance de pagar impostos em duplicidade ou perder prazos.
Os tributos que compõem a guia mensal do DAS são:
- Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Programa de Integração Social (PIS/Pasep)
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP – parte da empresa ao INSS)
Dependendo da atividade principal e do CNAE, sua empresa será enquadrada em um dos anexos (I a V), que possuem percentuais diferentes e formas próprias de cálculo – o que pode, em alguns casos, levar a dúvidas se o Simples realmente é o mais vantajoso.
No Simples, a carga tributária total pode iniciar em cerca de 4% do faturamento (para comércio) e variar conforme a faixa atingida, podendo ultrapassar 16% em certos ramos.
Para empresas de serviço, a variação é ainda maior, porque a folha de pagamento tem peso relevante no cálculo.
A prioridade em licitações e a isenção de determinadas obrigações acessórias também atraem, mas exigem análise da ficha cadastral e do histórico do CNPJ para não gerar problemas em contratos públicos.
Mudança de faixa de faturamento: atenção ao subir de nível
No Simples Nacional, o crescimento da sua empresa é acompanhado por mudanças na faixa de tributação. As alíquotas vão aumentando de acordo com o faturamento acumulado nos 12 meses anteriores, o famoso cálculo por "faixa progressiva".
- Crescimento do imposto: Se sua empresa cruzar para uma faixa maior, o percentual aplicado ao faturamento também sofre acréscimo.
- Atenção ao “efeito degrau”: Quem ultrapassa o limite de faturamento pode ser desenquadrado. O desenquadramento pode ser imediato (caso o faturamento anual supere R$ 4,8 mi em mais de 20%) ou no ano seguinte (se ultrapassar o teto em até 20%).
- Obrigação de informar: A empresa precisa declarar à Receita Federal quando houver alteração de faixa ou desenquadramento, para evitar multa e bloqueio do CNPJ.
- Planejamento tributário: Em determinadas situações, pode ser mais interessante, em termos de carga tributária, migrar para o Lucro Presumido ou Real.
Não ignore os sinais de crescimento: ajuste a gestão fiscal conforme a empresa avança.
Essa avaliação contínua, como realizado pelos especialistas da MCO Contábil, permite antecipar obrigações e buscar alternativas para manter a saúde financeira do negócio enquanto ele avança.
Planejamento e regularização: papel do escritório de contabilidade
Mesmo o Simples Nacional exigindo menos tarefas do empresário, contar com uma consultoria contábil especializada pode ser o divisor de águas. O trabalho vai além do cálculo de impostos e emissão das guias.
O contador acompanha mudanças de legislação, analisa a melhor faixa tributária, orienta na tomada de decisões e tranquiliza o empresário quanto à regularidade perante as obrigações acessórias. A MCO Contábil, por exemplo, oferece:
- Diagnóstico fiscal gratuito para novos clientes
- Monitoramento mensal de indicadores e limites de faturamento
- Alertas automáticos em aplicações digitais para evitar desenquadramento
- Suporte humanizado para esclarecimento de dúvidas
- BPO financeiro e consultoria estratégica contínua
Nada impede que o empresário busque conhecimento, mas erros triviais podem gerar prejuízos que comprometem anos de trabalho. O ideal é ter alguém do lado que conhece as rotas, e já sabe onde estão os obstáculos.
Conclusão
Ser optante simples nacional oferece facilidades fiscais e administrativas que podem transformar a rotina de micro e pequenas empresas no Brasil. O regime unifica tributos, reduz burocracia, simplifica obrigações e pode representar economia em muitos casos. Por outro lado, há cenários em que o limite de faturamento e a incidência sobre receita bruta podem representar obstáculos ao crescimento ou margem de lucro.
A cada nova fase do seu negócio, é fundamental revisar o enquadramento tributário, acompanhar o limite de faturamento e manter a regularidade das obrigações. Atenção, planejamento e acompanhamento especializado fazem toda a diferença para garantir uma trajetória de sucesso, é esse cuidado que a equipe da MCO Contábil oferece todos os dias a seus clientes.
Simples, quando bem planejado, nunca é sinônimo de simplório.
Quer entender melhor o potencial do Simples Nacional para o seu negócio? Fale com a MCO Contábil, descubra soluções personalizadas para manter sua empresa segura, organizada e com menos impostos. Chegou o momento de transformar burocracia em oportunidade!
Perguntas frequentes sobre Simples Nacional
O que é uma empresa optante pelo Simples?
Uma empresa optante pelo Simples Nacional é aquela que escolheu esse regime tributário simplificado, destinado a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), seguindo critérios estabelecidos por lei. Nesse regime, todos os principais tributos federais, estaduais e municipais são pagos através de uma única guia (DAS), com obrigações acessórias diferenciadas e simplificadas em comparação aos demais regimes. A adesão depende do tipo de atividade, do faturamento e da regularidade fiscal.
Como optar pelo Simples Nacional?
A opção pelo Simples Nacional é feita pelo portal oficial do regime, no site da Receita Federal. Empresas recém-abertas podem solicitar em até 30 dias após o CNPJ ter sido ativo (respeitando o prazo de até 180 dias da abertura). Para empresas em funcionamento, a janela de adesão ocorre no mês de janeiro, apenas uma vez ao ano. Basta acessar o portal, clicar em "Solicitação de Opção pelo Simples Nacional", informar os dados da empresa e aguardar a análise automática do sistema. Caso a empresa esteja com pendências fiscais ou exerça atividades vedadas, a opção será negada.
Vale a pena ser optante do Simples?
Depende do perfil financeiro e operacional da empresa. O Simples Nacional costuma ser vantajoso para negócios com faturamento dentro do limite previsto, poucas despesas dedutíveis e estrutura enxuta, devido à economia com impostos, redução de burocracia e facilidade na administração contábil. No entanto, empresas que visam margens muito pequenas, pretendem exportar acima do limite, ou possuem muitos custos operacionais podem encontrar regimes alternativos mais interessantes. O ideal é analisar caso a caso, com a ajuda de um contador, para avaliar impacto tributário real.
Quais as vantagens do Simples Nacional?
As principais vantagens do Simples Nacional são: pagamento unificado dos principais tributos numa só guia; redução na carga tributária (em alguns casos, pode chegar a 40% de economia); simplificação de obrigações acessórias; facilidade no processo de regularização e adesão; dispensa de alguns relatórios e livros fiscais exigidos em outros regimes; prioridade em processos licitatórios públicos; e autonomia para o MEI (Microempreendedor Individual), que pode optar por regras ainda mais simplificadas. As vantagens aparecem principalmente quando a empresa respeita o limite de faturamento e atua com atividades permitidas pela legislação.
Quem pode ser optante do Simples Nacional?
Podem optar pelo Simples Nacional as microempresas (com faturamento anual de até R$ 360 mil) e empresas de pequeno porte (com faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões), desde que suas atividades estejam dentro da lista permitida pela Lei Complementar 123/2006, não haja pendências fiscais com órgãos públicos e os sócios se encaixem nos critérios determinados (por exemplo, sem participação em outras empresas que ultrapassem o limite). Algumas atividades econômicas são vedadas, e a adesão requer regularidade cadastral e fiscal completa.
