Sei o quanto pode ser delicado o processo de trocar de contador em uma empresa. Trabalhei com muitos empreendedores que passaram por esse momento, cheios de dúvidas, receios e até medo de possíveis complicações. Mas posso afirmar: a mudança é possível e pode ser bem mais tranquila do que muita gente imagina. Ao longo dos anos, vi que ter uma contabilidade alinhada com os objetivos do negócio faz toda a diferença no sucesso da empresa, e nem sempre aquele contador que te acompanhou até agora continua sendo a melhor opção.
Neste artigo vou compartilhar três dicas práticas, bem diretas, que podem te ajudar a fazer essa transição com segurança. E, claro, aproveito para lembrar que você encontra informações para contato da MCO Contábil na descrição deste post, caso nosso modelo digital e atendimento personalizado pareçam ideais para o que você procura.
Por que trocar de contador é um direito do empresário?
No decorrer da minha trajetória, já encontrei empresários que pensavam ser obrigados a permanecer com o mesmo contador, mesmo insatisfeitos com o serviço prestado. Essa é uma ideia equivocada. O empresário pode, e deve, buscar o melhor para sua empresa. Se perceber que a contabilidade não atende mais suas necessidades, a troca é legítima, natural e, muitas vezes, saudável. Essa autonomia garante que sua gestão financeira esteja sempre alinhada ao que você espera.
Mudança não é fracasso, é evolução.
Não existe momento certo ou errado. O que importa é ter uma contabilidade que ofereça clareza, transparência, comunicação fácil e orientações seguras para o crescimento do seu negócio, princípios que aplico diariamente na MCO Contábil. Agora, vamos às dicas práticas.
1. Busque um novo contador alinhado ao que sua empresa precisa
A primeira coisa que sempre recomendo é fazer uma escolha consciente. Talvez pareça simples, mas escolher um novo contador vai além de pesquisar nomes na internet. Eu mesmo já me deparei com casos em que o empresário trocou de escritório com pressa e acabou com um serviço ainda pior. Por isso, vale dedicar um tempo para essa etapa.
- Pergunte-se: O que está te incomodando na contabilidade atual?
- Você precisa de tecnologia, atendimento rápido, orientação sobre impostos, planejamento tributário estratégico?
Com esses critérios em mente, faça uma busca por empresas de contabilidade digital ou escritórios que tenham foco em soluções modernas. Solicite orçamentos, converse por telefone, videochamada ou presencialmente. Eu diria que é um pouco como contratar um colaborador importante: você não entrega a chave do seu financeiro para qualquer um, certo?
Sugiro:
- Pesquisar reputações e avaliações online.
- Solicitar orçamentos de pelo menos três empresas diferentes.
- Tirar dúvidas antes de fechar, como será o atendimento, quais ferramentas digitais serão oferecidas, como funciona a transição dos documentos.
Se você quiser, pode conferir a MCO Contábil, que tem soluções em contabilidade digital e um time pronto para responder suas dúvidas, nosso contato está logo abaixo.
2. Comunique a decisão ao contador atual, formalmente
Depois de escolher o novo parceiro, muita gente travou nesta etapa: como avisar o contador atual? Em minha experiência, o melhor é ser direto e educado. Sempre recomendo aos clientes que enviem uma notificação formal por WhatsApp ou e-mail. Não precisa ser nada super elaborado, basta comunicar a intenção de não continuar com os serviços e solicitar a documentação necessária para a continuidade do negócio.
Por lei, o contador antigo tem até 30 dias para organizar e entregar toda a documentação, isso inclui os livros contábeis, balancetes, declarações fiscais, contratos sociais e quaisquer outros arquivos em poder do escritório. Não aceite respostas evasivas ou tentativas de dificultar esse processo. Se houver resistência, tudo deve estar registrado por escrito para sua segurança.
Registrar a comunicação ajuda a evitar futuros desentendimentos.
Pessoalmente, já orientei clientes a fazerem essa comunicação de modo gentil, mantendo portas abertas, pois nunca se sabe o dia de amanhã. No entanto, se o serviço não era satisfatório, não se sinta preso: siga com confiança para o próximo passo.
3. Analise toda a documentação recebida do contador anterior
Talvez essa seja a etapa mais subestimada, mas, na minha opinião, é onde moram os potenciais problemas futuros. Quando receber os documentos do contador antigo, pare um tempinho e revise tudo com atenção. Se possível, faça isso na presença do novo contador ou esclareça dúvidas imediatamente.
- Confirme se vieram todos os livros obrigatórios (registro de inventário, livros diário e razão, balancetes, relatórios fiscais, etc).
- Cheque se as guias de impostos estão em dia e se não há pendências em órgãos públicos.
- Peça uma carta de transferência e um resumo das obrigações acessórias já entregues naquele exercício.
Eu já vi casos em que, numa análise detalhada, descobrimos inconsistências contábeis que poderiam virar dor de cabeça meses depois. Por isso, minha dica pessoal é nunca engavetar essa papelada sem conferi-la. O novo contador, como na MCO Contábil, pode ajudar você nessa etapa e garantir que não vai herdar problemas do passado.
Sua autonomia acima de tudo
Gostaria de reforçar aqui algo que vejo muitos esquecendo: o contador existe para prestar serviço à sua empresa. Se em algum momento sentir que a nova parceria não está funcionando, não hesite em buscar uma solução diferente. Não precisa esperar um ciclo fiscal terminar ou existir algum evento extraordinário. A autonomia é sua e as regras do jogo são claras.
Você não é obrigado a conviver com um serviço que não atende o que você precisa.
Contar com uma contabilidade digital, como a MCO Contábil, pode não só facilitar o processo de troca como entregar praticidade, redução de impostos e mais clareza para suas tomadas de decisão. Siga adiante sem medo.
Conclusão
Trocar de contador pode parecer desafiador à primeira vista, mas, sinceramente, após tantos anos vivenciando esses processos, vejo que o caminho fica mais leve com as escolhas certas. O empresário tem autonomia e merece ser bem atendido. Use as três dicas que compartilhei: pesquise com calma o novo contador, comunique formalmente sua saída ao atual responsável, e revise detalhadamente os documentos recebidos. Sua empresa agradece com mais segurança e tranquilidade para crescer.
Se ficou alguma dúvida ou se deseja conhecer de perto os serviços da MCO Contábil, estou à disposição. O caminho para uma contabilidade mais transparente pode começar hoje mesmo. Permita-se dar esse passo rumo a uma relação profissional que realmente some ao seu negócio. Vamos conversar!
Perguntas frequentes
Como trocar de contador na empresa?
Para trocar de contador em sua empresa, basta escolher um novo profissional, comunicar o atual responsável formalmente sobre o fim da prestação de serviço e solicitar toda a documentação necessária para continuidade da contabilidade. O novo contador pode te orientar em cada etapa.
Quais documentos preciso para trocar contador?
Você vai precisar dos livros contábeis obrigatórios, balancetes, declarações fiscais já entregues, guias de impostos, contratos sociais e, de preferência, uma carta de transferência do contador antigo. Se fizer a troca com a MCO Contábil, guiamos você nessa lista e ajudamos a conferir cada item.
É fácil trocar de contador?
Sim, o processo costuma ser simples quando bem orientado. Seguindo as dicas de selecionar um novo contador de confiança, formalizar a comunicação e revisar cuidadosamente a documentação, a transição flui sem grandes desafios. Acima de tudo, é um direito do empresário e pode ser feito a qualquer momento.
Quanto custa trocar de contador?
Trocar de contador, em si, não custa nada além dos honorários do novo escritório escolhido. O custo maior está associado apenas ao serviço do novo parceiro e, caso exista alguma pendência fiscal, poderá haver custos para regularização. Recomendo sempre solicitar orçamento detalhado antes de fechar.
Vale a pena trocar de contador?
Na minha experiência, sim, vale a pena quando o serviço atual não atende mais o que sua empresa precisa. Uma boa contabilidade pode reduzir custos, organizar processos e apoiar o crescimento do negócio. Se sentir que não está recebendo o atendimento ou resultado esperado, não tenha receio de buscar por mudanças.
