Quando chega o fim do ano, sempre percebo no escritório de contabilidade uma mistura de tensão e expectativa. O 13º salário desponta no horizonte, trazendo à tona dúvidas, cálculos e, sobretudo, a responsabilidade das empresas em cumprir a legislação e fazer bom planejamento financeiro. O famoso “décimo terceiro”, criado pela Lei nº 4.090/1962, já faz parte da rotina dos trabalhadores. Mas, para quem está do lado de cá – empresários, gestores, RH ou contadores –, a preparação ao longo do ano é o verdadeiro trunfo para evitar sustos no fluxo de caixa.
A cada novo ano, sinto que o cenário regulatório apresenta novos desafios. Em 2026, com tendências de ajuste nas obrigações fiscais e mudanças no eSocial, o rigor no provisionamento do 13º salário será ainda mais importante. E olha, se tem um erro que conheço bem, é deixar para calcular “lá no final”. Por isso, decidi reunir aqui um guia prático, direto e com exemplos, que pode ajudar empresários e equipes financeiras a organizar o provisionamento mês a mês – sem apertos, sem surpresas desagradáveis e, claro, com a experiência acumulada em projetos como o da MCO Contábil.
O que é o provisionamento do 13º salário
No mundo contábil, provisionar é, simplesmente, separar – todo mês – o valor correspondente a parcelas de despesas futuras. E com o 13º salário, essa lógica ganha todo o sentido. O provisionamento do 13º salário significa reservar, desde o início do ano, uma fração do direito trabalhista de cada funcionário, ajustando sempre que houver mudanças salariais, admissões ou desligamentos.
Esse registro contábil e financeiro não é apenas uma formalidade. Ele evita que, ao chegar novembro ou dezembro, a empresa se depare com falta de caixa para cumprir a obrigação, o que pode levar até a multas e passivos trabalhistas.
Provisionar é antecipar soluções, não problemas.
Como fazer o provisionamento mês a mês
Ao longo dos anos, vi que um bom passo a passo ajuda a blindar o orçamento empresarial, principalmente em setores como o de serviços, onde a folha de pagamento pesa bastante. De forma simplificada, faço assim:
1. Calcule 1/12 do salário bruto de cada colaborador
Todo mês, para cada colaborador, registro 1/12 do salário bruto vigente. Essa fração corresponde a uma parcela do 13º salário, baseada nos meses trabalhados até então.
2. Inclua os encargos patronais
Muitos esquecem este ponto, mas considero fundamental acrescer os encargos:
- INSS patronal;
- FGTS sobre o 13º;
- Provisão de férias, se for política da empresa associar esses custos.
Caso o colaborador seja admitido no meio do ano, calculo a fração devida conforme a quantidade de meses trabalhados.
3. Atualize sempre que necessário
Quando há promoções, reajustes de salário, admissões ou demissões, atualizo o provisionamento. Nada de deixar valores “defasados”. Isso evita distorções contábeis no fechamento anual.
4. Faça lançamentos contábeis adequados
No balanço, lanço essas provisões em contas específicas de passivo, refletindo o compromisso da empresa. Toda variação deve ser justificada nos registros. Sempre conecto o RH, o financeiro e a contabilidade para garantir que nenhuma informação escape.
5. Separe em uma conta ou categoria de reserva
Ao separar fisicamente o recurso (mesmo que em uma conta bancária ou investimento de liquidez), garanto que o valor não se “misture” com o restante do caixa operacional. Isso é disciplina financeira.
Exemplo prático: salário de R$ 4.000,00
Imagine um colaborador com salário bruto de R$ 4.000,00 que trabalhou todos os meses do ano. A cada mês, faço assim:
- Provisão mensal: 1/12 de R$ 4.000,00 = R$ 333,33;
- Sobre esse valor, acrescento INSS patronal (20%), FGTS (8%) e eventuais encargos extras.
No final de 12 meses, a empresa terá reservado o valor necessário para quitar o 13º integral e os encargos legais, sem impacto brusco no caixa do último trimestre.
Encargos não podem ser esquecidos
Encargos ignorados hoje, dor de cabeça amanhã.
Esse cuidado faz toda a diferença na apuração do passivo e ajuda muito na visão de longo prazo do planejamento financeiro empresarial.
Quando e como pagar o 13º salário?
Pela regulamentação (Lei 4.749/1965), o 13º precisa ser quitado em até duas parcelas:
- A primeira, entre 1º de fevereiro e 30 de novembro.
- A segunda, até 20 de dezembro.
Existe também a possibilidade de pagamento integral até 30 de novembro, segundo orientações do guia sobre regras e prazos legais do 13º salário, mas não é permitido parcelar após esse prazo.
Na segunda parcela, costumo calcular os descontos obrigatórios, como INSS e IRRF. Feito isso, a empresa libera o valor líquido ao colaborador. Nem todos lembram: eventuais ausências não justificadas ou demissões durante o ano comprometem o direito proporcional.
Erros mais comuns ao provisionar o 13º salário
Compartilho erros recorrentes que já presenciei:
- Não atualizar valores após promoções ou reajustes salariais;
- Ignorar admissões e demissões ao longo do ano;
- Esquecer de incluir os encargos patronais;
- Deixar para calcular apenas no último bimestre;
- Misturar recursos, sem separação do valor reservado.
Provisão atrasada pesa como chumbo no caixa.
Segundo estimativas do Dieese em 2024, mais de 92 milhões de brasileiros receberam o benefício, com destaque para o papel do setor privado formal, que teve média salarial de R$ 3.820. Imagine o estrago para empresas que não se organizaram para cumprir um volume tão grande de pagamentos, um risco real, e que pode ser evitado com disciplina de provisão mensal.
Boas práticas de gestão do provisionamento
No escritório, já usei de tudo: cadernos, planilhas, softwares simples e sistemas robustos. O importante é:
- Automatizar o cálculo mensal, seja em planilhas, seja em softwares contábeis integrados;
- Manter registros e conciliações frequentes com a contabilidade;
- Monitorar reajustes salariais, rescisões e licenças a cada competência;
- Criar uma rotina de análise do saldo reservado.
Como contador que já atendeu empresas de todos os portes, incluo também o diálogo constante entre os setores financeiro, RH e contábil. E, claro, quando atuo em projetos como o da MCO Contábil, reforço a relevância de personalizar as rotinas de provisão conforme a realidade de cada empresa, utilizando tecnologia e uma visão estratégica que foca na redução de impostos e organização financeira.
Um detalhe curioso: em pesquisa recente, a maioria dos brasileiros declarou intenção de usar o 13º salário não para consumo, mas para quitar dívidas ou pagar despesas básicas, reforçando que, tanto para quem recebe, quanto para quem paga, há forte impacto nos compromissos financeiros (veja os dados).
Conclusão
No fim das contas, um provisionamento mensal correto do 13º salário é a “coluna mestre” da saúde financeira empresarial. Ele garante a credibilidade da empresa, evita sustos no fluxo de caixa e reduz passivos trabalhistas. Não é exagero dizer que, sem isso, qualquer planejamento estratégico fica vulnerável.
Se você deseja tranquilidade no fim do ano e segurança durante todo o processo, recomendo buscar a experiência e as ferramentas certas. A MCO Contábil pode ajudar você a estruturar o provisionamento de forma automática, confiável e personalizada. Fale comigo ou entre em contato pelo nosso site para entender como transformar essa exigência legal em uma rotina leve para seu negócio.
Perguntas frequentes sobre o 13º salário e provisionamento
O que é o 13º salário?
O 13º salário é um direito garantido pela Lei nº 4.090/1962 que assegura ao trabalhador registrado o recebimento de uma gratificação anual, proporcional ao tempo de serviço no ano. Ele é calculado com base no salário bruto e pago em até duas parcelas ao longo do ano.
Como calcular o 13º mês a mês?
O cálculo do provisionamento mensal consiste em reservar 1/12 do salário bruto de cada colaborador a cada mês trabalhado. Caso o funcionário tenha reajuste ou seja admitido durante o ano, o cálculo deve considerar o salário vigente em cada competência, sempre ajustando o valor provisionado. Adicione INSS e FGTS ao cálculo para compor o custo real do benefício.
Qual a melhor forma de provisionar?
O melhor método é organizar o provisionamento mensal em planilhas ou no sistema de folha, separar o valor reservado do caixa operacional e atualizar sempre que houver mudanças na equipe. Recomendo também automatizar processos e realizar conciliação com o contador periodicamente.
Quais erros evitar ao provisionar?
Erros comuns incluem não atualizar valores após promoções, ignorar admissões ou demissões durante o ano, esquecer encargos patronais e deixar o cálculo para o final do exercício. Esses descuidos podem resultar em déficit de caixa e passivos trabalhistas inesperados.
Como registrar a provisão corretamente?
O registro correto envolve lançar a provisão do 13º salário e encargos associados em contas de passivo no balanço patrimonial da empresa, de modo detalhado e transparente. É necessário ajustar os valores mensalmente, manter a documentação e garantir que todos os setores envolvidos estejam alinhados para evitar divergências contábeis.
