Em todo o país, a digitalização dos processos fiscais mudou o dia a dia de empresas. Aliás, nos últimos anos, tem sido comum encontrar gestores inseguros sobre como lidar com a emissão digital. Não é raro ouvir alguém suspirar diante de dúvidas: “Será que estou fazendo tudo certo?”. Para ajudar, preparamos um roteiro direto, prático e quase sem mistério, que pode transformar sua relação com a nota digital.
Por que entender esse universo?
Segundo um especialista em gestão fiscal do Banco Interamericano de Desenvolvimento, a implementação do documento fiscal eletrônico vai além da obrigatoriedade: ela simplifica controles, estimula a formalização das empresas, reduz riscos de autuações e agiliza negociações. E mais: estudos mostram queda nos custos administrativos e mais tempo para focar no que importa.
Mas, apesar dessas vantagens, pesquisas recentes indicam que 85% das empresas ainda não estão preparadas. Talvez pareça complexo em um primeiro olhar. Mas não precisa ser um bicho de sete cabeças.
Os 10 passos mais claros para acertar na emissão
- Entenda se sua empresa está obrigada a emitir o documento eletrônico, conforme legislação e regime tributário.
- Com o CNPJ regularizado, obtenha o certificado digital adequado para autenticar as emissões.
- Verifique se o cadastro fiscal da empresa está atualizado na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
- Escolha um sistema confiável para emissão e armazenamento, de preferência integrado à contabilidade, como os oferecidos pela MCO Contábil.
- Realize o credenciamento junto à SEFAZ do seu estado. O processo pode variar entre estados.
- Configure corretamente o emissor: dados, tributos e layouts padronizados.
- Preencha as informações obrigatórias: produtos, serviços, tributação, valores, destinatário, etc.
- Valide o XML do documento, garanta conformidade e transmita à SEFAZ.
- Após aprovação, faça o download da autorização e envie o arquivo e o DANFE ao cliente.
- Armazene digitalmente os XMLs por até 5 anos e organize um controle para possíveis fiscalizações futuras.
Ordem e processo: seu negócio agradece.
Benefícios que nem sempre lembramos
Com a adoção do padrão digital, quem ganha é o fluxo de negócios. Estudos divulgados pelo site GestãoPro destacam que os ganhos vão desde redução de custo com papel, até menos chances de perda de documentos e danos ambientais sensivelmente menores.
Além disso, a transformação digital amplia a segurança, traz transparência às operações e diminui as incertezas. Outra questão: com quase 70% das capitais do Brasil já usando a plataforma nacional de serviços eletrônicos segundo o FENACON, o movimento é visível e cada vez mais consolidado.
O Espírito Santo, por exemplo, já se destaca com as maiores taxas de adesão, conforme dados do Poder360.
Adaptar-se ao universo digital das obrigações fiscais pode ser mais simples com apoio certo. Equipes especializadas, como a da MCO Contábil, tendem a transformar tarefas repetitivas e burocráticas em processos fluidos – e com menos medo de errar. Se buscar mais tranquilidade, experiência e integridade em todas as etapas, conheça nossas soluções e converse com nossos consultores. Agilidade e proximidade fazem diferença nos detalhes.
